10 نکته که باید در جلسات رعایت کنید تا جلسه کاری موفق داشته باشید

10 نکته که باید در جلسات رعایت کنید تا جلسه کاری موفق داشته باشید ؟ رعایت اصول در جلسات به دلایل متعددی اهمیت دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنم:

افزایش بهره‌وری: با رعایت اصول، جلسات به صورت منظم و هدفمند برگزار می‌شوند که این امر باعث می‌شود زمان کمتری هدر رود و بهره‌وری افزایش یابد.

تسهیل ارتباطات: اصول جلسات به بهبود ارتباطات بین اعضا کمک می‌کند. این امر باعث می‌شود که همه افراد بتوانند نظرات و ایده‌های خود را به صورت واضح و موثر بیان کنند.

تصمیم‌گیری بهتر: با داشتن ساختار و نظم در جلسات، اطلاعات به صورت دقیق‌تر و کامل‌تر ارائه می‌شود که این امر به تصمیم‌گیری‌های بهتر و آگاهانه‌تر منجر می‌شود.

ایجاد محیطی مثبت: رعایت اصول باعث می‌شود که جلسات در محیطی مثبت و سازنده برگزار شوند که این امر به افزایش انگیزه و رضایت اعضا کمک می‌کند.

پیگیری موثر: با ثبت دقیق اطلاعات و تصمیمات، پیگیری اجرای آن‌ها پس از جلسه آسان‌تر می‌شود و اطمینان حاصل می‌شود که همه وظایف به درستی انجام می‌شوند.

رعایت این اصول نه تنها به بهبود کیفیت جلسات کمک می‌کند، بلکه به تحقق بهتر اهداف سازمانی نیز منجر می‌شود.

نکات مهم که در جلسات باید رعایت کنیم

۱. آمادگی قبل از جلسه

قبل از شرکت در جلسه، حتماً دستور جلسه را مرور کنید و اطلاعات لازم را جمع‌آوری نمایید. این کار به شما کمک می‌کند تا با موضوعات مطروحه آشنا باشید و بتوانید اظهارنظرهای موثر داشته باشید. همچنین، داشتن شناخت روشن از اهداف جلسه کمک می‌کند تا همه اعضا روی نتایج مشخصی تمرکز کنند.

۲. وقت‌شناسی

حضور به موقع در جلسه، نشانه احترام به دیگران و سازمان است. وقت‌شناسی نه تنها نظم را در جلسه حفظ می‌کند بلکه از ایجاد وقفه‌های غیرضروری جلوگیری می‌کند. به یاد داشته باشید، وقتی که به موقع حاضر می‌شوید، همه اعضای جلسه می‌توانند بهره‌وری بیشتری داشته باشند.

۳. مشارکت فعال

در جلسات، بیش از آنکه گوش دهید، سعی کنید مشارکت فعالی داشته باشید. اگر نظر یا سوالی دارید، حتماً آن را بیان کنید. اما توجه داشته باشید که مشارکت شما باید به شکل مناسبی باشد و متعادل با نظرات دیگران قرار گیرد تا بحث‌های سازنده ایجاد شود.

۴. رعایت نظم

مدیر جلسه باید مطمئن شود که بحث‌ها در جهت دستور جلسه پیش می‌روند. نظم‌دهی به گفتگوها و اجرای قوانین ساده مانند نوبت گرفتن برای صحبت کردن، می‌تواند جلوی شلوغی و هرج‌ومرج را بگیرد. این کار نه تنها باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود بلکه کیفیت خروجی جلسه را نیز بهبود می‌بخشد.

۵. تمرکز روی اهداف جلسه

در طول جلسه ضروری است که از موضوعات خارج از دستور اجتناب کنید و همیشه به هدف‌های تعیین‌شده برگردید. بررسی و توجه به اهداف جلسه، مانع از منحرف شدن بحث‌ها به موضوعات بی‌اهمیت می‌شود و کمک می‌کند تا جلسات کوتاه‌تر و موثرتر باشند.

۶. استفاده از ابزارهای ارتباطی

ابزارهای ارتباطی نظیر پروژکتور یا نرم‌افزارهای اشتراک‌گذاری داده‌ها، می‌توانند ارائه اطلاعات را تسهیل کنند. این ابزارها نه تنها به نمایش بهتر اطلاعات کمک می‌کنند بلکه امکان پرسش و پاسخ سریع‌تر و موثرتری را نیز فراهم می‌آورند.

۷. ثبت دقیق اطلاعات

داشتن یک فرد مخصوص برای ثبت نکات مهم و مصوبات جلسه، می‌تواند به پیگیری‌های آتی کمک کند. این اطلاعات باید به شکلی واضح و مختصر ثبت شده و به تمامی اعضا در پایان جلسه ارائه شود تا همه بدانند وظایف خود چیست.

۸. تشویق به تبادل نظر

جلسه‌های موفق معمولاً به اعضا اجازه می‌دهند تا آزادانه دیدگاه‌های خلاقانه خود را بیان کنند. تشویق به تبادل نظر، محیطی را به وجود می‌آورد که افراد را به فکر وادار می‌کند و ایده‌های نوآورانه و کارآمدتری شکل می‌گیرند.

۹. خلاصه‌سازی و جمع‌بندی

در پایان جلسه، جمع‌بندی نکات مطرح‌شده و تصمیمات گرفته‌شده بسیار مهم است. این کار به اعضا کمک می‌کند تا با اطمینان بیشتر به وظایف خود بپردازند و اطمینان حاصل کنند که همه درک یکسانی از نتایج جلسه دارند.

۱۰. پیگیری پس از جلسه

بعد از جلسه، پیگیری اجرای تصمیمات و یادآوری وظایف به اعضا، برای تضمین اجرای موثر ضروری است. ارسال یادداشت‌ها یا ایمیل‌های پیگیری باعث می‌شود که تمامی افراد در راستای تحقق اهداف جلسه قرار گیرند و نتایج بهتری به دست آید.

این نکات، به شما کمک می‌کند تا جلسات کاری خود را به صورت سازمان‌یافته و موثرتر اداره کنید، و موفقیت بیشتری در تحقق اهداف سازمانی به دست آورید.

چطور جلسه رو شروع کنیم ؟

1. خوش‌آمدگویی و معرفی کوتاه: جلسه را با خوش‌آمدگویی به شرکت‌کنندگان آغاز کنید. اگر افراد جدیدی در جلسه حضور دارند، فرصتی را برای معرفی کوتاه از آن‌ها و همچنین معرفی خود برای آن‌ها فراهم کنید. این کار فضای جلسه را دوستانه‌تر و راحت‌تر می‌کند.

2. بیان هدف جلسه: بلافاصله پس از خوش‌آمدگویی، هدف جلسه را به وضوح بیان کنید. مشخص کردن اهداف اصلی جلسه، باعث می‌شود که همه حاضرین شناخت دقیقی از انتظارات و مسیر جلسه داشته باشند و تمرکز بهتری بر موضوعات داشته باشند.

3. مرور دستور جلسه: یک مرور سریع از دستور جلسه و مباحثی که قرار است پوشش داده شود، ارائه دهید. این کار به همه اعضا کمک می‌کند تا با ساختار جلسه آشنا شوند و انتظارات روشنی از روند جلسه داشته باشند.

4. تعیین قوانین و انتظارات: در این مرحله می‌توانید به اختصار قوانین و انتظاراتی را که باید در جلسه رعایت شود، یادآوری کنید. برای مثال، محدودیت زمانی برای هر موضوع، نحوه گرفتن نوبت صحبت و ابزارهایی که در جلسه استفاده خواهند شد.

با این مراحل، جلسه شما می‌تواند به صورتی سازمان‌یافته و منسجم آغاز شود و پایه‌ای محکم برای ادامه مباحث فراهم شود.

انواع روش‌ های برگزاری جلسه کاری موفق بر اساس دوره زمانی

برگزاری جلسات کاری موفق نیازمند برنامه‌ریزی و مدیریت دقیق زمان و محتوای جلسه است. روش‌های مختلفی برای برگزاری این جلسات وجود دارد که بسته به دوره زمانی آن‌ها می‌توان به آن‌ها پرداخت. در ادامه به برخی از این روش‌ها بر اساس دوره زمانی اشاره می‌کنم:

جلسات روزانه (در زمان کوتاه، مثلاً ۱۵ تا ۳۰ دقیقه)

1. جلسات استندآپ (Stand-up Meeting):
   • معمولاً روزانه و به صورت ایستاده برگزار می‌شوند.
   • تمرکز بر گزارش مختصر از کارهای انجام شده، برنامه‌های امروز و موانع احتمالی.
2. جلسات چک‌این (Check-in Meetings):
   • در آغاز هر روز برای تعیین اهداف روزانه و بررسی وضعیت افراد.

جلسات هفتگی (معمولاً ۳۰ تا ۶۰ دقیقه)

1. جلسات وضعیت تیم (Team Status Meeting):
   • بررسی پیشرفت پروژه‌ها، تطبیق با اهداف هفتگی و رفع موانع.
2. جلسات هماهنگی (Alignment Meetings):
   • برای هماهنگ‌سازی فعالیت‌ها بین تیم‌های مختلف و بررسی نتایج عملکرد.

جلسات ماهانه یا فصلی (بین ۱ تا ۲ ساعت یا بیشتر)

1. جلسات بررسی عملکرد (Performance Review Meetings):
   • ارزیابی عملکرد کارمندان بر اساس اهداف تعیین شده و برنامه‌ریزی برای آینده.
2. جلسات برنامه‌ریزی استراتژیک (Strategic Planning Meetings):
   • تعیین اهداف بلندمدت و تدوین استراتژی‌های جدید برای دوره‌های آتی.

جلسات سالانه (معمولاً چندین ساعت)

1. جلسات کنفرانس و سمپوزیوم (Conferences & Symposiums):
   • جمع‌بندی دستاوردهای سالانه، ارائه پروژه‌ها و به اشتراک‌گذاری دانش.
2. جلسات بودجه‌بندی (Budget Meetings):
   • بررسی و تصویب بودجه سال آینده و استراتژی‌های مالی.

نکات کلی برای یک جلسه موفق:

• تعیین هدف مشخص: هر جلسه باید با یک هدف شفاف آغاز شود.
• دعوت افراد کلیدی: تنها کسانی که حضورشان ضروری است دعوت شوند.
• مدیریت زمان: زمان جلسه محدود و برنامه‌ریزی شده باشد و به آن پایبند باشند.
• تسهیل‌گری موثر: شخصی مسئول هدایت و نظم‌دهی به جلسه باشد.
• مستندسازی: ثبت نکات مهم و تصمیمات گرفته شده برای پیگیری‌های آتی.

این روش‌ها می‌توانند بستری برای برگزاری جلسات مؤثر و کارا فراهم کنند که موجب افزایش بهره‌وری و هماهنگی میان اعضای تیم شوند.

چرا جلسات روزانه موفق‌ ترند ؟

جلسات روزانه، به ویژه در قالب “جلسات استندآپ” (Stand-up Meetings)، به دلایل مختلفی می‌توانند موفق‌تر از جلسات کمتر متوالی باشند. در ادامه برخی از مزایای برگزاری جلسات روزانه آمده است:

1. ارتباط مستمر و شفاف:

   • جلسات روزانه فضای مناسبی برای ارتباطات پیوسته و به‌روز میان اعضای تیم ایجاد می‌کنند. این امر اجازه می‌دهد تا هر گونه سوءتفاهم بلافاصله برطرف شود و اطلاعات مهم میان اعضا به سرعت به اشتراک گذاشته شود.

2. پیگیری منظم و مستمر:

   • امکان پیگیری مستمر وظایف و پروژه‌ها فراهم است. با بررسی روزانه، می‌توان به سرعت مشکلات را شناسایی و رفع کرد و از توقف پیشرفت جلوگیری نمود.

3. انعطاف‌پذیری و واکنش سریع:

   • تیم‌ها می‌توانند به تغییرات ناگهانی یا نیازی به تنظیم مجدد برنامه‌ها یا اولویت‌ها سریعاً واکنش نشان دهند و استراتژی خود را در صورت لزوم اصلاح کنند.

4. تقویت همبستگی تیمی:

   • جلسات روزانه به افزایش حس مشارکت و همبستگی میان اعضای تیم کمک می‌کند و باعث می‌شود که افراد احساس کنند که بخشی از یک جامعه کاری پویا و هماهنگ هستند.

5. کاهش بار جلسات طولانی‌مدت:

   • با افزایش تعداد جلسات کوتاه و منظم، نیاز به برگزاری جلسات طولانی و سخنرانی‌های کسل‌کننده کاهش می‌یابد، زیرا بیشتر مطالب در جلسات روزانه پوشش داده می‌شود.

6. تمرکز بر وظایف روزانه:

   • این جلسات کمک می‌کنند تا کارمندان بتوانند تمرکز خود را بر روی وظایف روزانه حفظ کنند و بهتر برای اهداف کوتاه‌مدت برنامه‌ریزی کنند.

به طور کلی، جلسات روزانه با ساختار مختصر و مشخص خود باعث افزایش بهره‌وری و کارآیی تیم می‌شوند و از بقای بسیاری از مشکلات پیشگیری می‌کنند. این روش به ویژه در محیط‌های کاری پویا و پروژه‌محور مانند تیم‌های توسعه نرم‌افزار و استارتاپ‌ها بسیار مؤثر است.

زمان مناسب برای برگزاری جلسه کاری موفق